5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent

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5 astuces pour mettre en place un outsourcing RH pertinent

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L’externalisation RH est un sujet d’actualité et un secteur en pleine expansion. En effet, en externalisant certaines tâches redondantes de vos ressources humaines, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les tâches stratégiques et critiques pour l’entreprise.

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L’outsourcing RH ou externalisation RH, consiste à louer sur la durée les services d’un prestataire extérieur pour la gestion d’un ou plusieurs processus RH. Aujourd’hui, plus de deux tiers des entreprises ont recours à l’externalisation RH pour au moins une activité, et selon des études, ce marché montre une croissance d’environ 10% par an.

Aujourd’hui, le premier processus RH externalisé est la gestion de la paie (30% des entreprises y ont recours), mais les entreprises sont de plus en plus nombreuses à commencer à externaliser des processus à plus forte valeur ajoutée tels que la formation (deuxième activité RH externalisée).

Vous pensez à l’outsourcing RH pour certains de vos processus ? Quels sont les principaux risques à considérer et quels sont les avantages qui expliquent un tel succès?

Passer à l’outsourcing RH, c’est risqué ?

Outsourcing

Le premier risque auquel on pense lorsque l’on considère l’externalisation, ce sont les risques liés à la confidentialité. Pourtant en y réfléchissant un peu plus, quel est le degré de confidentialité des informations lorsque celles-ci sont gérées en interne ? Les employés de l’entreprise ne sont-ils pas les premiers intéressés par le salaire de leurs supérieurs ou de leurs dirigeants ? L’information est moins sensible, et donc moins intéressante pour un externe qui ne connaît pas personnellement les membres de l’entreprise.

Ensuite, externaliser c’est placer les compétences en dehors de l’entreprise, cela peut donc être perçu comme un risque pour la pérennité de l’entreprise. Il s’agit donc de bien choisir les compétences à externaliser: ne pas externaliser les compétences qui font la valeur ajoutée de l’entreprise.

La relation avec le prestataire peut parfois être perçue comme une dépendance envers ce dernier. Cependant sur cet aspect la relation avec le prestataire n’est pas bien différente de la relation avec un fournisseur par exemple : c’est une relation à double sens, le prestataire lui aussi est dépendant de son client et a tout intérêt à le satisfaire pour assurer la pérennité de son activité.

Le dernier risque que nous allons évoquer, est celui qui parait plus sérieux et difficile à appréhender : celui d’une mauvaise implication du prestataire dans la culture d’entreprise. En effet les salariés d’une même entreprise partagent des usages et des valeurs communes qui ne sont pas forcément celle du prestataire. Afin de mitiger ce risque, il est important de choisir un prestataire qui ait des valeurs proches de celles de son entreprise et surtout, de construire un véritable partenariat durable.

Pourquoi externaliser certaines activités RH ?

externalisationCertaines activités RH sont très consommatrices de temps, de ressources et donc d’argent. Dans ce contexte, l’externalisation promet une véritable réduction des coûts et permet de se concentrer sur le développement des compétences clés de l’entreprise, celles qui produisent un produit ou service commercialisable.

Externaliser va vous permettre de bénéficier, à travers le prestataire, d’une expertise et d’une expérience acquise d’autres projets et d’autres sociétés. Vous pourrez louer les services de spécialistes que vous ne pourriez peut être pas vous permettre de recruter en interne. Dans un domaine où les régulations sont très complexes et évoluent régulièrement cette expertise sera véritablement sécurisante.

En plus d’une certaine expertise, le prestataire pourra apporter un œil extérieur nouveau et critique sur vos processus et vous permettra éventuellement de les améliorer. C’est notamment sur ce point que l’externalisation RH se distingue de la sous-traitance. Le prestataire ne se contente pas d’exécuter les ordres de l’entreprise qui fait appel à lui, mais il se doit d’être proactif et d’accompagner le client avec des conseils et une méthodologie bâties de son expérience (pour plus de détails sur les différences entre externalisation sous-traitance et délocalisation vous pouvez consulter cet article).

Enfin, recourir à l’outsourcing RH peut vous permettre de bénéficier d’un véritable service à la demande, adapté à vos besoins. Vous accéderez aux derniers outils et technologies et pourrez vous fier à quelqu’un qui sait les exploiter. Pensez ainsi à déléguer par exemple la gestion d’une partie de vos systèmes d’information, typiquement la maintenance de votre SIRH.

Pour une externalisation RH réussie

En résumé, pour réussir un processus d’outsourcing RH il faut respecter 5 règles d’or :

  • Tout d’abord choisir avec soin son partenaire ainsi que les tâches qui lui sont confiées.
  • Ensuite il faut savoir garder un service RH restreint et faire appel à des partenaires de choix lorsqu’une expertise particulière est nécessaire (technique, organisationnelle ou légale).
  • Externaliser les activités RH à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des activités plus stratégiques telles que la détection et la gestion des talents.
  • Faire la distinction entre ce qui est important et ce qui est stratégiqueLa gestion de la paye est fondamentale car une mauvaise gestion entraînera une méfiance des employés et des risques légaux, mais ce n’est pas une activité stratégique, elle n’aura pas d’impact sur la performance de l’entreprise.
  • Pour finir, pour faire de l’ externalisation RH un véritable succès, il faudra suivre de près la collaboration mais également bien la piloter. Pour cela on peut établir un cahier des charges précis, piloter l’activité du prestataire…