Digitaliser son service RH

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La révolution du numérique et du digital est en marche et s’immisce partout : démocratisation des smartphones et tablettes, utilisation des réseaux sociaux en milieu professionnel, dématérialisation des documents officiels, etc. Le digital a envahi notre quotidien, tant dans notre vie personnelle que professionnelle. Face à ce bouleversement, les DRH font face à de nouveaux défis tant sur le plan serviciel qu’humain et doivent apprendre à composer avec leur nouvel environnement.

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D’ailleurs, qui mieux que le DRH est à même de mesurer les impacts de la mise en place de ces solutions et le degré d’adaptation et d’appropriation des outils par les salariés ?

La digitalisation de son service RH apporte rapidité des informations, fluidification des échanges et optimisation des services Le DRH joue un rôle à part entière dans le processus de digitalisation de l’entreprise et du service des ressources humaines. C’est à lui que revient le choix des processus à automatiser et des services à améliorer en exploitant les nouvelles technologies. Il est aussi le médiateur entre les salariés et les nouvelles pratiques de l’entreprise, et se doit de les aider à s’adapter au mieux à la nouvelle stratégie interne.

  • Les RH accompagnent les équipes : parce qu’un changement de cette ampleur entraine souvent de la confusion et de la crainte de la part des salariés, le RH est là pour accompagner l’ensemble des collaborateurs dans l’utilisation des nouveaux outils et dans la compréhension des nouvelles démarche.
  • Ils sont ambassadeurs : La direction des Ressources Humaines doit se positionner sur la nouvelle stratégie qu’a engendrée la digitalisation de son service. Elle doit être porte parole de la solution et prouver ses bienfaits, tant pour sa propre gestion des ressources humaines que sur l’amélioration des services qu’elle apporte aux salariés. Elle doit communiquer et pousser à l’utilisation de celle-ci afin que l’ensemble de l’entreprise entre dans la boucle.
  • Ils tirent parti des nouveaux outils : un des défis majeurs du DRH est de s’approprier les nouveaux outils mis à sa disposition pour améliorer son service et proposer des solutions adaptées et innovantes pour chacun des collaborateurs. Le challenge réside dans l’utilisation des informations récoltées grâce à l’outil SiRH pour améliorer son métier et accompagner au mieux les salariés dans ce nouvel environnement.
  • Enfin, ils doivent remettre en ordre leurs priorités : la digitalisation du service RH ne doit pas se limiter à un simple passage de l’humain au virtuel. Au contraire, le numérique permet au DRH de gagner du temps sur les processus administratifs trop lents qui l’empêche de se focaliser sur l’aspect humain de son métier. Ainsi, il revient au RH de faire un point sur les services qui se doivent d’être accélérés et ceux sur lesquels il doit davantage se concentrer, afin de réorganiser son métier et de l’améliorer au profit de l’entreprise.

Le digital, des possibilités multiples d’amélioration de la fonction RH :

La crainte principale des salariés face à la digitalisation du service RH concerne la prise de distance que peut engendrer le passage par des voix numériques de demandes et de services habituellement gérés manuellement. Il y a désormais un ordinateur et un logiciel entre le RH et le salarié et ce dernier peut se sentir délaissé par la fonction RH. Il est du devoir du RH de prouver aux collaborateurs que cette nouvelle organisation a été pensé dans l’interêt du salarié et que celle-ci améliore les capacités du services des ressources humaines à répondre aux demandes et à gérer les besoins. Dans cette optique, le digital se révèle en réalité être un allié de taille parce qu’il permet d’accélérer les réponses aux besoins des salariés, d’éviter les erreurs et de mieux cibler les attentes.

digitaliser son service RH permet d'avoir à portée de main tous les éléments pour gérer aux mieux tous les aspects des ressources humaines

Digitaliser son service RH permet donc d’avoir entre les mains, dans un seul et même espace tous les outils nécessaires à la gestion des ressources humaines de l’entreprise. Entres autres :

  • La dématerialisation des fiches de paie : permet une meilleure organisation et réduit les coûts de matériaux. Plus de soucis liés à la perte d’une fiche de paie du coté du RH autant que du côte du salarié. Vous avez donc accès à la totalité des fiches de paie de l’ensemble de l’entreprise et les salariés possède désormais un espace dédié à leur documentation afin de mieux s’y retrouver et d’accélérer leurs demandes.
  • Une gestion facilité des congés et absences : pour éviter toutes erreurs dans la validation des congés, RTT, absences, etc, digitaliser les demandes de congés et absences permet, à vous et à votre entreprise d’avoir une vision d’ensemble de la prise de congé et des absences de chacun. Ainsi, vous diminuerez le taux d’absentéisme dans les périodes de fortes demandes de vacances (telles que l’été et les vacances scolaires), mais vous permettez aux collaborateurs de s’arranger entre eux.
  • Une automatisation de la rémunération : automatiser la rémunération permet de diminuer les erreurs lié aux salaires. La rémunération fait parti des vecteurs les plus puissants de fidélisation des salariés à leur entreprise. En optimisant votre outil RH en associant, par exemple, la rémunération et les congés et absences, vous vous assurez de manière automatique et rapide une rémunération juste et transparente.
  • Une vision plus clair des plannings : la répartition de la masse de travail demande d’avoir une vision d’ensemble des activités de chacun. Bien que les managers des différentes équipes sont en mesure de dispatcher les missions équitablement, garder un oeil sur les plannings permet de prendre du recul sur le travail réalisé par chacun et d’apporter des informations utiles aux managers afin qu’ils dirigent leurs équipes efficacement.
  • Des formations plus adaptées : centraliser les formations disponibles pour les salariés et leur permettre d’effectuer des demandes de leur propre gré assurera une motivation et une montée de compétence rapide. De plus, le salarié se sentira écouté et libre de ses choix et prendra  plus d’initiatives par lui-même pour s’améliorer. Vous pouvez également cibler les formations nécessaires à chaque collaborateurs et proposer des formations adaptées à chacun.
  • Un suivi des compétences précis : grâce à la collecte d’informations dont vous avez accès grâce à votre outil RH, suivre le développement et l’acquisition des compétences de tous les salariés dans l’entreprise permet au service des ressources humaines d’améliorer les plans de développement de chacun et de dénicher des talents. Egalement profitable à l’entreprise, connaître les compétence de ses salariés permet de prévoir et d’anticiper les remplacements et les promotions possibles.

Digitaliser son service entraine donc des bouleversements considérables sur l’organisation de la société. Selon les salariés, cette modernisation du service RH peut être perçue comme une évolution bénéfique ou au contraire, comme une prise de distance de la part des RH. Le rôle du DRH est donc de les rassurer et surtout de rendre la solution accessible et compréhensible pour tous en mettant en évidence les avantages à adopter ces nouveaux usages. L’objectif principal est donc d’intégrer le collaborateur à votre solution et de permettre à l’ensemble de l’entreprise d’utiliser au mieux ce nouvel outil.

Digitaliser son service RH doit permettre de souder les équipes et d'améliorer les services RH

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